Von der Idee zum Webauftritt

Die bevki-Website: Von der Skizze zum Bauplan

Ein Gespräch zwischen Jens Wehrling (nussknagger) und Annegret Menden (Leitung der bevki-Geschäftstelle) über den Prozess der Erstellung einer neuen bevki-Webseite.

Die Ausgangslage: eine Organisation im Aufbau

Als das Projekt startete, war die Geschäftsstelle der bevki noch nicht einmal ein Jahr im Amt. „Wir waren da noch stärker als jetzt in einem Lernprozess und in einem Aufbauprozess: Was soll die bevki eigentlich sein? Was kann sie sein?", sagt Annegret, die das Projekt auf bevki-Seite geleitet hat.

Die alte Website half dabei nicht. Sie war überladen und erklärte weder die Struktur noch die Frage, wie man selbst aktiv werden kann. Dazu kam ein enger Zeitrahmen: Die neue Website sollte bis zum Jahresende stehen. „Da war schon Dampf dahinter."

Aus der ersten Skizze wird ein Bauplan

Die Leistungsbeschreibung war sorgfältig vorbereitet und mit dem Vorstand abgestimmt. Trotzdem war sie erst der Anfang. Es folgten mehr als vier Konzeptions-Workshops über einen Zeitraum von rund drei Monaten, jeweils anderthalb bis maximal zwei Stunden. Zwei Fragen standen immer am Anfang: Wer ist die Zielgruppe, und was ist das Ziel pro Zielgruppe?

Ein Werkzeug zieht sich dabei durch alle Workshops: konkrete Beispiele statt abstrakter Beschreibungen. „Oft vergisst man die Beispiele. Und wenn man Beispiele macht, dann werden Sachen schneller klar", sagt Jens, Geschäftsführer von nussknagger. Aus dieser Haltung entstand unter anderem die Erkenntnis, dass es nicht eine einzige Mitmachen-Seite geben kann: Mitmachen bedeutet auf Bundes-, Landes- und Bezirksebene jeweils etwas anderes.

Der Nebeneffekt reichte über das Projekt hinaus. Wie kommuniziert die bevki über ihre Gremien? Was aus der Satzung ist für Außenstehende überhaupt relevant? „Für unsere gesamte externe Kommunikation war das ein super Prozess", sagt Annegret. „Ein total guter Impuls in der Selbstreflexion."

Für die Projektleitung war die Arbeit ein „Two-Level-Game": auf der einen Seite die konkrete Arbeit mit der Agentur, auf der anderen der fünfköpfige, ehrenamtlich arbeitende geschäftsführende Vorstand, der alle Entscheidungen trifft. 

Offenheit in beide Richtungen ermöglichte Spielraum in der Umsetzung. In der Leistungsbeschreibung stand WordPress ausdrücklich als Beispiel, nicht als Festlegung. Genau dieser Spielraum machte am Ende eine andere Lösung möglich: ein Headless CMS, bei dem Design und Inhalt voneinander getrennt sind. Annegrets Empfehlung für vergleichbare Ausschreibungen: Offenheit „nicht nur für sich selbst im Kopf zu haben, sondern auch schon in der Leistungsbeschreibung mit anzulegen".

Das Ergebnis: weniger Ballast, mehr Orientierung

Seit Ende August ist die neue Website live. Im Alltag zahlt sich vor allem das CMS aus. Redaktionelle Arbeit ist ohne lange Einarbeitung möglich: „Ich fand die Anwendung total cool, weil ich immer das Gefühl hatte, man kann gar nichts kaputt machen. Es sah sofort alles gut aus", berichtet eine Projektmitarbeiterin, die ohne Schulung eingestiegen ist.

Nach innen hat die Website einen Aufbruch markiert: „Es gibt jetzt nicht nur das neue Briefpapier, sondern die Website ist ja auch immer so ein Aushängeschild, wo wir gut zeigen können, wer wir sind, wofür wir stehen", sagt Annegret. 

Fazit und Ausblick

„Ich bin total froh, dass wir die alte Website einfach beiseitelegen konnten", sagt Annegret. Ihr Rat an vergleichbare Organisationen: früh Beratung für die Konzeption holen, den Prozess aushalten, auch wenn er lang wirkt und Mut zur Reduktion. „Weniger ist mehr. Mehr Informationen findet jeder immer noch irgendwo, aber zu viele schrecken zu schnell ab."

Fertig ist das Projekt damit nicht. Geplant sind mehr Inhalte, ein stärkerer Einsatz der Website beim Onboarding neuer Ehrenamtlicher, konkrete Mitmach-Angebote und perspektivisch kleine Tools mit echtem Nutzwert für Eltern. Auch ein Mitgliederbereich steht im Raum.

„Ich finde es total toll, dass das Projekt weitergeht", sagt Jens. „Ich bin gespannt, in welche Richtung es geht."